ערב גיבוש לעובדים - לכבוש את התפקיד הבאה 

נפל עליך תיק לארגן ערב גיבוש לעובדים ? מעולה ! תן לעובדים/ות למנהלים/ות סיבה נוספת לבחור בך לתפקיד הבאה. הפקת אירוע משמעותי מצריכה שינוי גישה בדיס קון קי שלך ואז השמים הם הגבול. במאמר תקבלו טיפים איך עושים בחירה נכונה.

קבלת אחריות על האירוע

בארגונים גדולים כמו טבע, סלקום, תנובה יש חברות הפקת אירועים שבאופן קבוע מחלקת משאבי אנוש מסתמכת עליהם כאשר הם צריכים לערוך אירוע לעובדים. מי יום גיבוש וכיף ועד ערב גיבוש לעובדים. בחברות היותר קטנות הרבה פעמים הדבר נופל על מנהל/ת הלשכה או ראש הצוות. לא משנה מה מסגרת התפקיד שלכם ארגון ערב צוות יכול להיות שעתכם היפה ביותר ועוד פתח להוקרה הן מצד העובדים/ות והן מצד הדרג הניהולי (ברוב המקרים). ארגון האירוע דורש יצירתיות, יכולת טובה לגשר בין רצונות שונים, מצריך שיווק ופרסום, תעוזה ותקשורת בין אישית מעולה.

בדיקת תקציב – אם מה יוצאים למלחמה

רגע לפני שמתחילים בארגונים יש לבדוק מה הסכום הכספי שתקבל פר אדם או בתשלום גלובלי. יש לשאול איך יתקבל התשלום ואיזה אישורים ספק השירות צריך להביא.

קביעת מטרת האירוע

כדי שהאירוע יהיה מוצלח יש לקחת בחשבון מספר גורמים שיהוו את הפלטפורמה סביב ערב גיבוש לעובדים/ות מנהלים/ות. שבו עם עצמכם חשבו וענו וכתבו :

א.מה המטרה שלכם מעבר לכך שיהיה כיף. ומה הצרכים של הצוות מהאירוע. ערב גיבוש צריך שיהיה משחרר, מחבר, מעצים ומצחיק. כל אחד מהיעדים הללו יכול להיות יעד מרכזי.

ב.מה האפיון של חברי הצוות. דתיים, חרדים, חילונים מסורתיים. רוסי, ערבי, אתיופי. יותר נשים או יותר גברים. צוות חדש או צוות וותיק.

ג.סוג האירוע – מסיבת פרידה / חגיגת ניצחון או רבעון / מסיבת פורים או חנוכה . ערב צוות קלאסי

ד.התייעץ עם אנשים בארגון שעשו אירוע אחד או שניים לעובדים ובדוק מה עבד ומה התרבות הארגונית

קביעת תאריך מקום פעילות וסגנון אוכל

ערבי צוות איכותיים לעובדים מקיימים 4 תנאים חשובים:

תאריך האירוע – שכל העובדים/ות יוכלו להגיע

מקום האירוע – שיהיה נוח יחסית לכולם להגיע עליו

סגנון האוכל – שיזכר בקיבה בזכות טעמו המשובח

פעילות מתאימה – שתתמקד במטרות שהצבת ובצרכים של הצוות

קביעת תאריך האירוע

אחד מהאתגרים החשובים הוא למצוא תאריך מוסכם. לכן חשוב לפתוח סמארט פון ,טאבלט, אופיס ולבדוק באיזה תאריך יש חגים, מה הימים שאין פעילות מיוחדת בארגון.. יש לקחת שניים עד שלושה תאריכים  ולבדוק. ניתן לעשות משאל דרך גוגל דרייב. לאחר שנקבע תאריך ניתן לצאת לדרך בנוגע למקום והופעה אלה אם מראש יש הופעה/ הרצאה / הפעלה שמי שעושה אותה מוגבל בגמישות מבחינת זמנים ואז יש לקבוע שנים שלושה תאריכים ואיתם לבדוק מול העובדים/ות וההנהלה.

קביעת מקום לאירוע

למקום יש חשיבות גדולה בכדי שיגיעו עליו מספר מקסימלי של עובדים/ות. אתן מספר אופציות

1.במשרד – היתרון הגדול שכולם יודעים איך להגיע. לא עולה להשכיר. החיסרון אווירת משרד.

2.סלון / חצר – מי שפותח את הבית בפני הצוות הם יפתחו את ליבם יותר ויגיעו לאירוע.

3.מסעדה עם חדר פרטי- במחיר הכולל של הארוחה לעובד/ת הרווחתם גם את המקום.

4.אולם אירועים / בית מלון – יכול לאכלס מספר גדול של עובדים/ות. חיסרון עלות.

5.מועדון / בר – אווירה פחות פורמאלית ופחות אינטימית. אופציה לקריוקי / ריקודים.

לאחר שקבעתם מקום יש לדאוג סידור מקומות ישיבה במיוחד כשמדובר על עובדים/ות חדשים/ות.

חשוב לתת נקודת ציון בוויז ולהעביר אותה ברשת הווטס אפ.

קביעת סגנון האוכל

עד היום עדין הבחירה כשיש מין נשי זה לטובת האוכל איטלקי / חלבי וכשיש רוב גברים הבחירה לטובת האוכל הבשרי.

במסעדה – יש לקבוע מראש על פי שעות מתי תצא המנה הראשונה, העיקרית והאחרונה.

כשרות – יש לבדוק האם המסעדה כשרה ואף לבקש צילום תעודה שתשלח אליכם בווטס אפ

מנות טבעוניות / צמחוניות – יש לערוך "מפקד אוכל" ובכל הנוגע לכך.

הבאת כיבוד עצמאית - ניתן לחסוך בעלויות ואם האירוע מתקבל בבית ניתן מכל אחד לבקש להכין משהו. (מומלץ להעזר בעובד/ת שכבר מנוסים בארגון אירועים).

מנגל ועל האש - אם החלטתם "לעשות על האש" אפשר לבדוק השכרת טבח שידאג לצליית הבשר על המנגל ובכך ישחרר את הצוות מעניין זה.

הזמנת חברת קייטרינג שתגיע עם האוכל או שף ! ייתכן שהשף יוכל לארגן את הפעילות החברתית שתשלב את העובדים/ות בבישול בפועל.

 דילמת האוכל או הפעלה

אחת מהדילמות המאתגרות ביותר האם לבחור באוכל איכותי או במופע / הפעלה. לכן יש להיצמד לקביעת מטרה והיעדים של האירוע כפי שכתבתם בהתחלה. ברוב המקרים פעילות החברתית היא על בסיס רגשי ולכן יזכרו אותה יותר.

בחירת הופעה / הרצאה / הפעלה במקום סגור

1.להשתחרר ולצחוק – אם המטרה היא להשתחרר ולצחוק ניתן להזמין סדנת יוגה צחוק או סדנת אימפרוביזציה או הופעת סטנד אפ, אומן חושי, סדנת גרפולוגיה, סדנת מדיטציה, טיפול בספא.  

2.לחבר – מומלץ לבחור בסדנת שפת גוף ובמשחקי תקשורת בין אישית, קלפי פוינט אוף ויו. חיבור יכול להתבצע דרך חוויה משותפת של הופעה אבל פעילות חברתית מחברת דרך הרגש וחוויה והכרות משותפת.

3.להעצים – ישנם הרצאות של הגדולים בתחום כיום כמו של המאמן הלאומי לשעבר בכדורסל אריה מליניאק, הקוד המנצח עם אלון אולמן, פסקל ברקוביץ הכל עניין של תקציב. במחיר לא גבוה אפשר להזמין מרצה בגרפולוגיה, מרצה בתחום המיסטיקה, הרצאה בתחום מוטיבציה ופיתוח מצוינות אישית. חשפו בגוגל תחת מילת מפתח "הרצאות העצמה".

4.לא מומלץ להביא לערב גיבוש עובדים הרצאה על ניהול זמן, עבודת צוות כי בעצם מהותו של ערבי גיבוש לצוות הוא המקום של הכיף ולא עוד הרצאת העשרה שטובה לסמינר לפני ארוחת צהרים. זכרו המטרה המשותפת היא קודם כל המפגש עצמו. גם אם אין באפשרותכם לשלם לפעילות חברתית עשו אותה בעצמכם. בחרו מישהו שיש לו יכולת לארגן משחקי חברה ואת הפעילות.

קביעת לוחות זמנים

לאחר שהכול תוכנן יש לעשות תזרים לוחות זמנים ולהפיץ בקרב העובדים/ות. אם יש לך מישהו או מישהי בתחום העיצוב גרפי בנה הזמנה ושלח אותה עליהם. (הדבר יוסיף לך נקודות). זכור כי אי אפשר לחיות חיים חיובים כשהמחשבה שלילית. אם השקעת כמו שצריך העובדים/ות הצוות ירגישו ויבחרו בכם כמי שההצלחה נתונה לכם.  בהצלחה עם ערב גיבוש לעובדים הכי טוב שאתם יכולים להפיק.